Overzicht van een aantal praktische zaken om te controleren Voordat je gaat beginnen met het inrichten en opzetten van jouw project, is het goed om bij een aantal zaken stil te staan. Hierbij een overzicht van een aantal praktische zaken om te controleren:
A. Gewenste analyses
Worden er vragenlijsten of andere testen uitgevoerd binnen jouw project? Dan zal je daar waarschijnlijk een groepsrapportage over willen maken. Binnen JOHAN kun je dit doen via het Analytics dashboard. Voordat je gaat beginnen met het toevoegen en uitnodigen van de deelnemers is het alvast goed om na te denken over de analyses die je wilt uitvoeren.
- Verwacht je genoeg respondenten om de rapportage te kunnen maken?
- Voor gemiddelden heb je minimaal 10 respondenten nodig.
- Voor scoreverdelingen heb je minimaal 30 respondenten nodig.
- Wil je bepaalde uitsplitsingen maken? Bijvoorbeeld over afdelingen, geslacht, leeftijdscategorieën, locaties, etc. (Dit noemen we tags).
- Zo ja, let hierbij dan ook op dat je per groep genoeg respondenten hebt (zie punt 1).
Indien je gebruik wilt maken van uitsplitsingen moet je ervoor zorgen dat de medewerkers van de juiste tags voorzien zijn, zodat je hier achteraf in het Analytics dashboard op kunt filteren.
B. Methode van uitnodigen
Een andere belangrijke vraag om jezelf te stellen is de manier waarop je jouw deelnemers wilt uitnodigen. Hiervoor heb je twee opties: unieke link per mail en open registratie. Unieke link per mail De meest gebruikte methode is om de deelnemers toe te voegen aan het project en deze vervolgens een unieke link te mailen waarmee zij hun eigen account aan kunnen maken. Nadat de deelnemers het account hebben aangemaakt vervalt de link, waardoor je zeker weet dat er slechts één account wordt aangemaakt per uitgenodigde deelnemer. Voor deze methode is het dus vereist dat je een mailinglijst importeert. Open registratie Een andere methode is om een open registratielink te genereren. Dit is een generieke link die voor alle deelnemers hetzelfde is. Iedereen met deze link kan zich aanmelden voor het project. Welke methode past bij jou? De keuze voor de ene of de andere methode is afhankelijk van hetgeen het best bij jouw project past. In het kort komt het erop neer dat je via de unieke link meer controle hebt, terwijl de open registratie je een heleboel flexibiliteit mist. 
C. Communicatie
Voor je deelnemers uitnodigt, is het ook cruciaal om na te denken over de communicatie richting de deelnemers. Een goede participatie valt of staat vaak bij de manier waarop er over het project wordt gecommuniceerd. Stel jezelf daarom alvast de volgende vragen: Uitnodigingen en communicatie IN het portaal
- Wat komt er in de uitnodiging te staan?
- Namens wie wordt de uitnodiging verstuurd?
- Is dit iemand van binnen de (klant)organisatie?
- Of is dit liever iemand van de dienstverlener?
- Welke informatie moet in de beschrijving van het project komen te staan?
- Welke informatie / tekst moeten de deelnemers direct zien bij het klikken op de knop in de uitnodigingsmail?
- Wil je herinneringsmails sturen?
- Weten de deelnemers dat zij e-mails en sms-codes van JOHAN zullen ontvangen?
Offline communicatie / communicatie RONDOM het portaal
- Hoe ziet het communicatietraject eruit voordat de daadwerkelijke uitnodiging van het portaal wordt verstuurd?
- Wordt er een kick-off bijeenkomst georganiseerd?
- Wordt er een vooraankondiging gedaan?
- Welke offline communicatiemiddelen zijn er beschikbaar (bv. folders / flyers)?
D. Testen
Tenslotte is er nog een laatste belangrijke stap voordat je de deelnemers daadwerkelijk gaat uitnodigen: het testen met de klant. Hierbij kun je samen met de klant controleren of het ingerichte portaal aan de verwachtingen van de klant voldoet en kun je testen of het portaal goed functioneert in de IT-omgeving van de klant. Zeker grotere organisatie hebben vaak een ‘dichtgetimmerde’ IT-omgeving waarbij bepaalde elementen worden geblokkeerd.. Dit kan vervelende gevolgen hebben voor het gebruik van het portaal. Uitnodigingen kunnen in de spam terecht komen of zelf compleet worden geblokkeerd, bepaalde elementen in het portaal kunnen niet goed worden geladen, etc. Stuur daarom een testmail naar jouw contactpersoon (of meerdere personen) binnen de klantorganisatie en laat ze alvast een account aanmaken om te controleren of zij het proces soepel kunnen doorlopen in de werkomgeving.
1. E-mails
Als de e-mails niet goed aankomen (in de spam of geblokkeerd), dan kun je vragen of ze JOHAN kunnen whitelisten. Het verzendadres voor e-mails is mail@johan.nl.
2. Functioneren portaal
Tijdens het testen kan ook blijken dat het portaal bij deze klant niet optimaal werkt. Voorbeelden hiervan zijn:
- Het niet kunnen selecteren van de juiste geboortedatum
- Het niet kunnen aanvinken van het akkoord geven op de privacyverklaring
- Rare layout in pagina’s
In dit geval kunnen we een aantal zaken doen: A. JavaScript Zorg ervoor dat JavaScript is toegestaan en dat externe JavaScript bestanden mogen worden ingeladen. B. Cookies Zorg ervoor dat Cookies zijn toegestaan. Bij JOHAN maken we alleen gebruik van een functionele cookie om de sessie-ID te onthouden. C. SSL-protocollen Controleer of de organisatie de juiste SSL-protocollen ondersteunt. Via deze link kan de IT-afdeling van jouw klant controleren of deze juist staan ingesteld.