1. Home
  2. Werkgevers
  3. Deelnemers beheren
  4. Deelnemers toevoegen aan het systeem

Deelnemers toevoegen aan het systeem

Er zijn twee routes om aan de slag te gaan met nieuwe deelnemers: je kan de deelnemers van tevoren toevoegen aan het systeem of je kan werken met een volledig open registratie.

Om deelnemers toe te voegen ga je naar het menu Relations en hieronder de kop Klanten. Klik vervolgens onder Actions op Switch to client om in te loggen in de klant omgeving. Vanaf hier heb je twee routes om deelnemers uit te nodigen: handmatig toevoegen of importeren.

Let op: als je tags of afdelingen wilt toevoegen bij het aanmaken van de deelnemers moeten deze eerst beschikbaar zijn in het systeem. Lees de volgende handleidingen voor meer informatie:

Handmatig toevoegen

Om deelnemers handmatig toe te voegen ga je in het hoofdmenu naar Relations en dan  Employees. Vervolgens zie je een overzicht van alle deelnemers die al in het systeem staan. Klik op Add new employee om een nieuwe deelnemer toe te voegen.

Hier kan je vervolgens de afdeling, het e-mailadres, een external ID en tags toevoegen. De external ID kan je gebruiken om voor jezelf een herkenningspunt toe te voegen aan de deelnemer, zoals de naam van de persoon of een personeelsnummer.

Klik op Create om de deelnemer toe te voegen aan het systeem of op Create and
continue
om na het aanmaken van de deelnemer gelijk door te gaan met het aanmaken van een volgende deelnemer.

Deelnemers importeren

Het handmatig toevoegen van deelnemers zoals hierboven beschreven is goed te doen bij kleine aantallen. Heb je echter een klant waar 1.000 deelnemers uitgenodigd moeten worden, dan wordt het een behoorlijk arbeidsintensieve klus om ze handmatig toe te
voegen. Vandaar dat er in Johan een importfunctie beschikbaar is.

  • Ga naar Relations en vervolgens Import.
  • Selecteer hier de optie Contact Persons om deelnemers te importeren. Bij Select File selecteer je vervolgens het bestand met de deelnemergegevens. Let bij het aanmaken van het deelnemersbestand op de volgende zaken:
    • Zorg ervoor dat in de eerste rij een kop staat waaraan je makkelijk kan herkennen welke gegevens hieronder staan (bv. E-mail, Naam en Afdeling).
    • Als je deelnemer tags wilt toevoegen bij het importeren van de deelnemers, moeten deze tags in één kolom staan en gescheiden zijn door komma’s (bijv. Kantoor, Amsterdam).
    • Let op dat het te importeren bestand een .csv bestand moet zijn. Vanuit excel kun je bestanden ook exporteren als .csv bestand.
  • Laat het Import type op ‘Create’ staan om nieuwe deelnemers toe te voegen. Indien je bestaande deelnemers wilt updaten (bv. een extra tag meegeven), dan kies je hier voor ‘Update’
  • Klik op Next om naar het volgende scherm te gaan.
  • Nu moet je aangeven welke kolom van jouw importbestand hoort bij de mogelijke waarden die je kan importeren. Onder Email moet je dus aangeven in welke kolom de e-mail adressen staan. Klik weer op Next en je komt op het laatste scherm terecht.
  • Hier zie je onderaan een preview staan van de gegevens die geïmporteerd worden. Klik op Run import process om de import te starten. Als er fouten in het importbestand zitten wordt in het rood aangegeven in welke rijen van het importbestand de fouten zitten. Als deelnemers goed geïmporteerd zijn zie je in het blauw staan ‘Lines ‘x, y, …, z’ imported succesfully‘.

De deelnemers staan nu in het systeem en kan je terugvinden onder het menu Employees.

Updated on May 6, 2019

Was this article helpful?

Related Articles