Hoe nodig ik deelnemers uit voor mijn project?

Het uitnodigen van deelnemers voor projecten kan via twee methodes: je kunt de deelnemers toevoegen aan het project en ze vervolgens een unieke registratielink sturen of je kunt een open registratielink genereren waarmee zij zichzelf kunnen aanmelden.

Unieke link per mail

De meest gebruikte methode is om de deelnemers toe te voegen aan het project en deze vervolgens een unieke link te mailen waarmee zij hun eigen account aan kunnen maken. Nadat de deelnemers het account hebben aangemaakt vervalt de link, waardoor je zeker weet dat er slechts één account wordt aangemaakt per uitgenodigde deelnemer.

Om deelnemers via deze methode uit te nodigen doorloop je de volgende stappen:

1. Als eerst moet de klantomgeving zijn aangemaakt.
2. Vervolgens kun je op het niveau van de klant de deelnemers toevoegen. Dit kun je handmatig doen, maar je kunt ook in één keer een hele groep deelnemers importeren. Hierover vindt je meer informatie in deze handleiding.
3. Nadat de deelnemers zijn geïmporteerd, kun je ze toevoegen aan het project. Ga terug naar het niveau van de partner en zoek het project op in het menu Projects. Staat het project hier nog niet tussen? Maak deze dan eerst aan. Klik vervolgens op de titel van jouw project en vervolgens op de paarse Add employees knop. Selecteer in het volgende menu de deelnemers die je wilt uitnodigen voor dit project en klik op Add employees om deze deelnemers toe te voegen.
4. De laatste stap die nodig is om de deelnemers uit te nodigen, is het versturen van de uitnodigingsmail. Hiervoor moet je als eerste zorgen dat de uitnodigingsmail klaar staat bij het project. Wil je zelf een e-mail sjabloon aanmaken? In deze handleiding vind je meer informatie. Let op: de uitnodigingsmail moet als type ‘employee registration’ hebben. Wanneer de mail goed klaar staat bij het project kun je terug gaan naar het overzicht van de deelnemers door in het menu Projects te klikken op de titel van het project. Selecteer vervolgens de deelnemers die je wilt uitnodigen. Nu verschijnt bovenin onder het kopje ‘Employees’ de knop ‘Actions’. Klik op deze knop en in een dropdownmenu zie je de optie Send email template. Klik hierop en selecteer de uitnodigingsmail die je wilt versturen. Klik vervolgens op Send en de deelnemers zijn uitgenodigd voor deelname aan het project.

Open registratielink

Een andere methode is om een open registratielink te genereren. Dit is een generieke link die voor alle deelnemers hetzelfde is. Het voordeel van deze methode is dat je deze link op verschillende plekken kunt plaatsen, zoals een website, intranet of in een algemene mail. Vervolgens kan iedereen zich met deze link aanmelden. Het nadeel is dat je minder grip hebt op welke personen zich gaan aanmelden.

Om deelnemers uit te nodigen met een open registratielink doorloop je de volgende stappen:

1. Ga naar het menu Projects en klik hier op de titel van het project waarvoor je de deelnemers wilt uitnodigen. Staat het project hier nog niet tussen? Maak deze dan eerst aan.
2. Bovenin zie je vervolgens een aantal icoontjes staan. Klik op het icoon voor de registratielinks .
3. Klik vervolgens op de groene Create link knop om een nieuwe registratielink aan te maken. In het volgende scherm kun je nog een registratielimiet instellen. Hiermee kun je bijvoorbeeld aangeven dat maximaal 50 personen een account aan mogen maken via deze link. Klik op Create om de link aan te maken.
4. De registratielink is nu aangemaakt. Klik in het overzicht van de registratielinks op de paarse knop bij Actions en er verschijnt een pop-up met de registratielink.
   
   Verspreid deze link vervolgens onder de deelnemers, bijvoorbeeld via een knop op intranet of een e-mail.