Binnenkort gaan wij verbeteringen doorvoeren voor het registratieproces. Hiermee maken we de registratie laagdrempeliger en kan de deelname van een project worden verhoogd. Lees hier welke verbeteringen wij gaan doorvoeren en welk registratiemethode bij jou past en tips(!) voor het verhogen van deelname.
Belangrijk om te weten over deze update!
- De update zal zondag 26 februari uitgerold worden. Releases worden bijgehouden op onze release pagina: zie releasepagina.
- Er hoeft niets aangepast te worden om het registratieproces werkend te houden.
- Heb je bepaalde werkprocessen beschreven? Zorg dat die worden ge-update.
- Wil je gebruik maken van de nieuwe methode met generieke registratie link? Lees hier welke methode bij jou past.
- Gebruik je de mogelijkheid om deelnemers zichzelf te laten taggen? Dan zal het accepteren van een project op de oude methode blijven werken en maak je dus géén gebruik van de mogelijkheid om deelnemers bij registreren het project al te laten accepteren.
Elke deelnemer aan een programma – uitgevoerd op Johan.nl – start met het aanmaken van een Johan account. Hiermee krijgt de deelnemer toegang tot zijn persoonlijke kluis. Nadat het account is aangemaakt kan de deelnemer aan de slag met het programma, onderzoeken, de content en/of interventies die je voor de deelnemer hebt klaargezet.
Het uitnodigen van deelnemers kan op drie verschillende manieren:
- met een persoonlijke link via mail
- met een open registratielink
- met een gesloten registratielink
Persoonlijke link via mail
Deze methode in het kort:
- Contactpersonen vooraf importeren
- Persoonlijke uitnodigingen versturen van het systeem
- Mogelijkheid om contactpersonen vooraf te ‘taggen’
- Beperkte flexibiliteit
De eerste methode is om de lijst van deelnemers van tevoren te importeren in Johan.nl en ze vervolgens de uitnodigingsmail vanuit het systeem te versturen. Hierdoor krijgt elke deelnemer een persoonlijke link via de mail die ze kunnen gebruiken om zich aan te melden.
Doordat de deelnemers van tevoren worden geïmporteerd is het ook mogelijk om ze van tevoren te “taggen” of een afdeling mee te geven. Hierop kan je tijdens het maken van groepsrapportages op filteren om specifieke doelgroepen te onderzoeken.
Het nadeel van deze route is dat het erg weinig flexibiliteit biedt. Doordat het aanmelden alleen via de link in de mail gaat ben je meer beperkt in de opties die je hebt voor je activeringscampagnes. Je kunt bijvoorbeeld wel verwijzen naar de link in de mail, maar het is niet mogelijk om deelnemers direct door te verwijzen.
Open registratielink
Deze methode in het kort:
- Deelnemers uitnodigen via generieke link
- Link is zelf te distribueren via de gewenste kanalen
- Geen beperking op welke deelnemers zich mogen aanmelden
- Veel flexibiliteit maar weinig controle (enkel een limiet op aantal deelnemers)
Een flexibelere optie is de open registratielink. Dit is een generieke link die je op elke gewenste manier kunt verspreiden om mensen zich aan te laten melden. Plaats de link bijvoorbeeld op intranet of op folders, flyers en posters die door het gebouw hangen om medewerkers te activeren om mee te doen. Zodra de deelnemer naar de link gaat kunnen zij zich direct aanmelden met het persoonlijke mailadres.
Het nadeel van deze route is dat het veel flexibiliteit biedt, maar weinig controle: iedereen met de link kan zich registreren, dus ook mensen van buiten de organisatie. Daarnaast is het niet mogelijk om de deelnemers van tevoren te “taggen” (aangezien er geen deelnemerslijst wordt ingelezen). Tijdens het registreren vinken de deelnemers zelf aan welke tags bij hen passen, maar dit is hierdoor ook een stuk foutgevoeliger.
NIEUW Gesloten registratielink
Deze methode in het kort:
- Contactpersonen vooraf in te laden (en te taggen)
- Link is zelf te distribueren via de gewenste kanalen
- Controleren van deelnemers middels de contactpersonen
- Veel flexibiliteit én controle
De derde optie die erbij is gekomen is de gesloten registratielink. Hierin wordt het beste van beide opties gecombineerd.
Van tevoren laadt je een lijst met deelnemers in. Deze kun je dus ook vooraf taggen. Deze deelnemers voeg je toe aan het project waarvoor je de link genereert. De gesloten registratielink kun je vervolgens, net als de open registratielink, op allerlei manieren verspreiden onder jouw doelgroep.
Zodra de deelnemers zich gaan registreren dienen ze echter eerst het e-mailadres in te voeren waarmee ze in Johan.nl zijn geïmporteerd. Vervolgens controleren wij of de deelnemer toegang heeft tot het project. Is dit niet het geval, dan krijgen ze een melding te zien dat zij zich niet aan kunnen melden. Als ze wel toegang mogen krijgen tot het project, dan kunnen ze direct verder met het registreren om zich aan te melden.
Via deze route behoud je dus de controle die je hebt met de gepersonaliseerde link via de mail, terwijl je ook de flexibiliteit van de open registratielink hebt m.b.t. het activeren van de deelnemers.
Dit is wat jij kan doen om deelname te verhogen:
Vaak zien we dat de introductie van een programma voorafgaand aan de start nog niet de aandacht krijgt die het nodig heeft. Hierdoor wordt helaas niet de maximale participatie behaald.
Tips die kunnen helpen bij een optimale activatie:
- Stuur vooraf de juiste communicatie; out of de blue een mailing ontvangen voor deelname aan een programma is nooit een goed idee. Door in de aanloop naar een programma al diverse malen te communiceren over de voordelen van deelname.
- Wees open over de betrokken partijen; juist het feit dat de software van een onafhankelijk en gecertificeerde partij wordt ingezet kan zorgen dat men nog meer vertrouwd raakt en dus deelneemt.
- Gebruik een losse generieke registratielink (dit kan gesloten of open link zijn, afhankelijk of je deelname wilt openzetten voor iedereen of een selecte groep personen). Deze kan in alle communicatie gebruikt worden. Denk bijvoorbeeld ook aan het voorportaal, mailings, offline communicatie (zoals bijvoorbeeld geprinte QR-codes en dergelijke).
Wil je meer weten over de mogelijkheden voor het verhogen van participatie? Neem contact op met een van onze adviseurs. Of meld je aan voor een van onze webinars.
Meer weten?
Wil je meer weten wat voor jou de beste registratiemethode kan zijn? Neem contact op met een van onze adviseurs via consult@johan.nl.