Het nieuwe professional dashboard wordt in twee releases gelanceerd. Om te zorgen dat de professionals direct met de release van het nieuwe professional dashboard in de tweede release aan de slag gaan met de taken die zij moeten uitvoeren, moeten er tussen de twee releases een aantal zaken worden voorbereid. Ook als je momenteel geen actieve projecten hebt draaien, zijn er wellicht zaken die jij moet voorbereiden voor deze release.
Release 1: Taken voorbereiden
In basis zijn er drie type taken die professionals momenteel in het oude professional dashboard uitvoeren:
- Deelnemers doorzetten naar een volgende stap
- Resultaten invoeren voor de deelnemer
- Resultaten inzien van de deelnemer.
Om ervoor te zorgen dat de professionals na de tweede release al deze werkzaamheden nog goed uit kunnen voeren, moet voor al deze acties na de eerste release een bijbehorende taak worden aangemaakt. Een aantal zaken zetten wij vast voor je klaar, maar er zijn ook een aantal zaken die je zelf moet doen na deze eerste release.
Deelnemers doorzetten naar een volgende stap
In workflows waarbij stappen zijn ingericht die door de professional moeten worden afgerond, moet in het nieuwe takensysteem een taak worden ingericht voor deze actie. Met de eerste release zullen wij deze taak vast voor je klaarzetten.
Er zijn echter een aantal nieuwe velden toegevoegd aan de taak, zoals een aangepaste beschrijving en titel voor de professionals. Aangezien deze informatie momenteel nog niet beschikbaar is kunnen wij dit ook niet voor je klaarzetten.
Het is dus belangrijk om zelf de teksten bij deze taken te controleren en goed te zetten.
Resultaten invoeren voor de deelnemer
Ook voor het invoeren van resultaten moet in het nieuwe systeem een taak worden aangemaakt. Bij workflows waar tijdens de eerste release is ingesteld dat professionals metingen moeten invoeren, zullen wij alvast een taak voor jullie klaarzetten.
Het invoeren van resultaten gaat in het nieuwe professional dashboard echter via een verbeterd systeem met groepen. Aangezien dit systeem nieuw is dien je deze groepen zelf toe te voegen aan deze taken. Zet daarnaast ook bij deze taken nog de teksten goed en voeg de metingen die via deze taak berekend moeten worden toe aan deze taak.
Meer informatie over het toevoegen van de groepen en het klaarzetten van de metingen vind je in deze handleiding.
Taak aanmaken voor bekijken resultaten
Voorheen kon elke professional alle resultaten inzien van de deelnemers aan wie hij gekoppeld was. In het nieuwe systeem zal ook het inzien van de resultaten via een taak gaan. Aangezien er geen manier is om te registreren welke workflows momenteel deze taak zouden moeten bevatten dien je deze taken zelf in te richten.
Zorg er dus voor dat je bij alle workflows waarbij een professional de resultaten van de deelnemer in moet zien een taak hiervoor aanmaakt. Meer gedetailleerde instructies over hoe je deze taken aanmaakt vind je in deze handleiding.
Let op: als jij geen taak aanmaakt voor het inzien van de resultaten, dan kunnen jouw professionals de resultaten van de deelnemers ook niet inzien!
Maak jij gebruik van de vragenlijsten van een andere partij? Controleer dan of zij deze taak voor jullie hebben toegevoegd of neem eventueel contact met ons op via support@johan.nl.
Professionals koppelen aan taken
Nadat alle taken goed zijn aangemaakt en ingesteld, moet nog gecontroleerd worden of de juiste professional gekoppeld zijn in je actieve projecten. In het nieuwe takensysteem worden professionals niet meer direct aan deelnemers gekoppeld, maar koppel je deze vanuit het project aan de taak.
Meer informatie over het koppelen van de professionals aan de taak vind je in deze handleiding.
Release 2: nieuw dashboard
Nadat alles na release 1 goed is ingericht zal in release 2 het nieuwe professional dashboard daadwerkelijk in gebruik genomen worden! Dit nieuwe professional dashboard werkt exclusief vanuit taken, dus is het van belang om ervoor te zorgen dat de juiste taken voor de professionals worden klaargezet.
Als je tussen release 1 en 2 alle taken goed hebt ingericht en de juiste professionals aan de taken hebt gekoppeld, dan zal bij alle deelnemers die zich nieuw aanmelden zal het hele takensysteem direct in gebruik genomen worden.
Voor de deelnemers die al actief zijn binnen een workflow moeten deze taken nog worden geactiveerd. Dit doe je vanuit het beheer via een knop die we tijdelijk voor jullie beschikbaar zullen maken. Meer informatie hierover volgt in een latere nieuwsbrief.