Met het nieuwe professional dashboard is een heel nieuw takensysteem voor professionals geïntroduceerd. Alle handelingen die de professionals uitvoeren, worden gekoppeld aan taken. Door dit takensysteem wordt het proces een stuk eenvoudiger voor professionals, deelnemers en beheerders.
Een heel nieuw takensysteem dus, maar wat is er allemaal veranderd t.o.v. de oude situatie?
Koppelen van professionals aan deelnemers
Voorheen koppelde je een professional direct aan een deelnemer. Ook dit werkt nu allemaal via taken.
- De deelnemer geeft bij het starten van de workflow akkoord op het uitvoeren van de taak. Voorheen gaf hij akkoord op het koppelen van specifieke professionals.
- Vanuit het beheer koppel je professionals aan de taken. Hierdoor krijgen specifieke professionals toegang tot specifieke taken.
- Professionals kunnen eenvoudig achteraf toegevoegd worden aan de taak. Zij krijgen vervolgens direct toegang tot deze taak als hier akkoord op is gegeven, zonder extra handelingen voor de professional of de medewerker.
Met het takensysteem is het dus mogelijk om heel eenvoudig achteraf professionals toe te wijzen. Doordat professionals aan specifieke taken worden gekoppeld is het ook mogelijk om beter onderscheid te maken tussen welke professionals welke gegevens in mogen zien.
Zo kun je bijvoorbeeld voor één professional de taak klaarzetten om de resultaten van de deelnemer in te zien en deze niet beschikbaar maken voor andere professionals. Hierdoor heeft alleen die ene professional toegang tot deze resultaten.
Uitleg over het koppelen van de professionals aan de taken vind je in deze handleiding.
Inzien van resultaten deelnemers
In het oude professional dashboard kon voorheen elke de professional resultaten opvragen van de deelnemers aan wie zij gekoppeld waren. Het inzien van resultaten wordt volledig verplaatst naar taken.
- De beheerder richt de taak in m.b.v. widgets. Hierdoor bepaalt de beheerder welke resultaten worden teruggekoppeld naar de professional en hoe deze resultaten worden gegroepeerd.
- De professional hoeft enkel nog op de knop ‘Bekijk resultaten’ te klikken om de resultaten in te zien. Dit proces is dus sterk versimpeld voor de professional.
- De resultaten worden weergeven a.d.h.v. widgets, waardoor deze een stuk overzichtelijker zijn om te lezen.
Let op: professionals kunnen alleen resultaten opvragen als hier een taak voor is aangemaakt! Zorg er dus voor dat er aan de workflows waarvan de professional resultaten moet inzien altijd een bijbehorende taak gekoppeld is. Is dit niet het geval, dan kan de professional dus geen inzage krijgen in de resultaten van de deelnemers.
Meer informatie over het aanmaken van taken vind je in deze handleiding.
Uitleg en informatie voor de professionals zelf vind je in deze handleiding.
Invoeren van resultaten
Binnen het nieuwe professional dashboard kan de professional uiteraard nog steeds resultaten invoeren voor deelnemers. Dit proces hebben we ook flink verbeterd om het zo eenvoudig mogelijk te maken voor de professionals.
- In het beheer zet je ‘Groups’ klaar voor de professional: dit zijn verzamelingen van dependencies die samen ingevuld moeten worden. Zo maak je bijvoorbeeld een groep ‘Basistesten’ aan voor alle metingen die standaard moeten worden ingevoerd en maak je losse groepen aan voor optionele aanvullende modules (zoals een gehoortest of longfunctietest).
- De professional ziet bij de taak deze groepjes terugkomen en kan kiezen voor welke groep hij de resultaten gaat invoeren. Modules die niet ingevuld hoeven te worden slaat de professional dus ook eenvoudig over.
- Qua weergave ziet het invoeren van de resultaten er hetzelfde uit als in het medewerker dashboard.
Meer over het inrichten van deze type taken vind je in deze handleiding.
Uitleg over het invoeren van de resultaten vanuit het professional dashboard zelf vind je in deze handleiding.
Deelnemer doorzetten naar volgende stap
Bij een stap in de workflow kun je aangeven dat een professional bepaalt wanneer de deelnemer wordt doorgezet naar de volgende stap. Ook dit zal via taken geregeld worden:
- Bij taken kun je aangeven dat deze actief moeten worden zodra een bepaalde workflow stap is geactiveerd.
- Als je gebruik maakt van deze trigger, krijg je de optie ‘Complete step on complete task’ erbij. Als je deze aanvinkt zal deze stap worden afgerond zodra deze taak als afgerond wordt gemarkeerd.
Het is dus mogelijk om de taak van het invoeren van resultaten en de taak van het afronden van de stap te combineren binnen één taak: als je een taak aanmaakt van type ‘Collect data’ voor het invoeren van de resultaten en bij deze taak aangeeft dat de stap moet worden afgerond zodra de taak is afgerond, dan zou je beide acties dus binnen één taak kunnen regelen.
Notificatie naar professionals
Een veel gevraagde feature was om een notificatie te sturen naar de professional als een taak beschikbaar is gekomen. Bij het aanmaken van de taak is een optie ‘Inform professionals‘ toegevoegd. Als deze optie is aangevinkt zal er zodra deze taak geactiveerd wordt een e-mail notificatie uitgestuurd worden naar het e-mailadres van de gekoppelde professionals.
Het is aan te raden deze feature vooral te gebruiken in scenario’s waarbij de professional niet heel regelmatig actie hoeft te ondernemen binnen Johan.
Berichten bij taken
In het oude professional dashboard verstuurde je berichten los naar de medewerker. Alle verstuurde en ontvangen berichten werden in één lange lijst getoond, waardoor deze wat onoverzichtelijk over kon komen. In het nieuwe professional dashboard is het mogelijk om berichten vanuit Taken te sturen. Deze berichten zijn door alle professionals in te zien die gekoppeld zijn aan deze taak. Op die manier is het dus mogelijk om met meerdere professionals tegelijk één medewerker te begeleiden.
Wil je losse berichten sturen naar de deelnemer die alleen voor jullie twee in te zien zijn? Dan doe je dit wel vanuit het algemene berichten overzicht in jouw professional account.
Custom statussen verwijderd
Bij workflows was het mogelijk om custom statussen toe te voegen. Deze werden als aangepaste filters gebruikt in het professional dashboard, zodat je als professional a.d.h.v. deze filters kon zien welke acties je voor welke deelnemers moest uitvoeren.
Met het nieuwe takensysteem worden deze custom statussen overbodig aangezien je straks een taak aanmaakt voor de acties die de professional moet uitvoeren. Vandaar dat deze functionaliteit in het nieuwe professional dashboard niet meer in gebruik wordt genomen.