Professional taken aanmaken

In het professional dashboard worden alle acties die de professional voor een medewerker uitvoert klaargezet in de vorm van taken. Dit kan bijvoorbeeld het bekijken van de vragenlijst resultaten zijn of het invoeren van de fysieke metingen voor de deelnemer. Als beheerder moet je al deze taken klaarzetten in de workflow, voordat de professional hiermee aan de slag kan gaan.

Het aanmaken van taken gaat als volgt:

1. Ga in de beheerdersomgeving naar het menu ‘Workflows’.
2. Zoek in dit menu de workflow op waar je taken aan wilt toevoegen en klik bij deze workflow aan de rechterkant op ‘Task templates’.
   
3. Vervolgens zie je het overzicht van de taken die aan deze workflow gekoppeld zijn. Klik op de groene knop ‘Create task template’ om een nieuwe taak aan te maken en selecteer het type taak dat je wilt aanmaken:
   1. General: indien je een algemene taak wilt aanmaken waarbij de professional geen data hoeft in te voeren of in te zien.
   2. Collect data: gebruik dit type taak als de professional resultaten moet invoeren voor de deelnemer (bv. de fysieke testen bij een health check).
   3. View data: dit type taak wordt gebruikt als de professional resultaten moet inzien van de deelnemer.
4. Nadat je het type taak hebt geselecteerd dien je een aantal velden in te voeren:
   
   1. Title: de titel van de taak zoals je deze in het beheer ziet.
   2. Expire: geef aan hoe lang deze taak maximaal beschikbaar moet zijn voor de professional.
   3. Inform professionals: geef aan of er een mail verstuurd moet worden naar de gekoppelde professionals zodra deze taak voor ze is aangemaakt.
   4. Professional:Label: geef hier de titel van de taak aan zoals deze getoond moet worden in het professional dashboard.
   5. Prof description: geef hier een beknopte instructie of beschrijving voor de professional, zodat diegene weet welke acties verwacht worden. Indien je heel uitgebreide instructies wilt meegeven raden wij aan om dit in een bijlage toe te voegen als instructie/werkdocument.
   6. Attachments: voeg hier eventuele bijlagen toe die in het professional dashboard bij de taak moet worden getoond. De professional kan deze downloaden.
   7. Employee:label (alleen bij taken van type View Data): dit is de titel van de taak zoals deze wordt getoond richting de medewerker.
   8. Employee description (alleen bij taken van type View Data): dit is een korte beschrijving die richting de medewerker wordt getoond bij het accepteren van de taak. Geef hier dus kort aan wat wordt gedaan door de professional en waarom.
   9. Start trigger: geef aan wanneer deze taak moet worden klaargezet voor de professional:
      1. Measure result: deze taak wordt aangemaakt bij een bepaalde score van de medewerker.
      2. Step – activated: deze taak wordt aangemaakt zodra de deelnemer een bepaalde stap bereikt.
      3. Step – delay: deze taak wordt aangemaakt als de deelnemer na een in te stellen periode de stap nog steeds niet heeft afgerond.
   10. Complete trigger: geef aan wanneer deze taak wordt afgerond.
       1. Professional: de professional vinkt de taak af.
       2. Delay interval: de taak wordt automatisch na een bepaalde periode afgerond.
5. Nadat je al deze velden hebt ingevuld klik je op ‘Save’ en jouw taak is aangemaakt.

Voor taken van type ‘General’ hoef je verder niets meer te doen, alle benodigde informatie voor deze taken plaats je in de beschrijving en bijlagen voor de professional. Voor taken van type ‘View data’ en ‘Collect data’ dien je wel nog enkele handelingen uit te voeren om te zorgen dat alle informatie in de taak terugkomt.

View data: resultaten bekijken

Met taken van type ‘View data’ ziet de professional de resultaten van de deelnemer in. Welke resultaten de professionals mogen inzien en de volgorde waarin deze resultaten getoond worden, bepaal je vanuit het beheer met behulp van widgets.

1. In het takenoverzicht zie je achter de taken van type ‘View data’ een knop ‘Widgets’ staan. Klik hierop en je wordt gebracht naar het overzicht van de widgets die aan deze taak gekoppeld staan.
   
2. Via de knoppen bovenaan de pagina voeg je widgets toe aan deze taak. Momenteel is het alleen mogelijk om widgets toe te voegen van de typen ‘Text’, ‘Image’, ‘Table – multiple’ en ‘Dependency – table’.
   
3. Voeg de door jou gewenste widgets toe aan de taak. Met de tekst en image widgets kleed je de stap aan en geef je eventueel extra instructies en uitleg mee. Voor het tonen van de resultaten op metingen gebruik je de ‘Table – multiple’ widget. Als je de antwoorden wilt tonen op specifieke vragen gebruik je de ‘Dependency – table’ widget. Bij het aanmaken van widgets van ‘Table – Multiple’ en ‘Dependency – Table’ maak je eerst de widget aan. Nadat de widget is aangemaakt voeg je de gewenste metingen/dependencies toe door te klikken op de titel van de widget en onderaan op de ‘Add …’ knop te klikken.Meer informatie over de widgets vind je in dit artikel.

Zodra alle gewenste widgets zijn toegevoegd is de taak klaar voor gebruik. De professional ziet alleen de resultaten die jij hebt toegevoegd aan deze taak m.b.v. de widgets. Hierdoor bepaal je dus precies welke informatie beschikbaar is voor jouw professionals in deze taak.

Collect data: resultaten invoeren als professional

Voordat de professional resultaten kan invoeren voor de deelnemer Collect data, moet je vanuit het beheer nog aangeven welke dependencies de professional moet invoeren en welke metingen vervolgens berekend moeten worden. Hiervoor werken we met ‘Groups’.

Vanuit het beheer richt je verschillende groepen in van vragen die de professional kan invoeren voor de deelnemer. Hierdoor is het eenvoudiger om het invoeren van de resultaten te structureren en kan een professional bepaalde groepen eenvoudig overslaan als deze niet van toepassing zijn.

1. In het takenoverzicht van de workflow zie je bij taken van type ‘Collect data’ de knop ‘Groups’ staan. Klik hierop om de groepen in te richten.
   
2. Klik vervolgens op de knop ‘Create group’ om een nieuwe groep toe te voegen.
3. Geef de groep een titel (bv. Basistesten of Gehoortest) en klik op ‘Save’ om de groep op te slaan.
4. In het groepenoverzicht klik je vervolgens op de titel van de groep.
   
5. In het Group details scherm zie je onderaan de dependencies staan die aan deze groep zijn toegevoegd. Voeg meer dependencies toe via de paarse ‘Add questions’
   
6. Nadat de dependencies zijn toegevoegd kun je nog de volgorde bepalen en eventuele vraaglogica inrichten.

Als alle vragen die de professional moet invullen aan de verschillende groepen gekoppeld zijn, dien je tenslotte nog aan te geven welke metingen moeten worden berekend. Dit doe je vanuit de taak zelf.

1. Ga terug naar het Task templates menu en klik achter de taak op de kopje ‘Measures’.
   
2. Vervolgens zie je het overzicht van alle metingen die reeds aan deze taak zijn gekoppeld. Klik op de groene ‘Add measures’ knop om metingen aan deze lijst toe te voegen.
   
3. Vink de metingen aan die je vanuit deze taak wilt laten berekenen en klik vervolgens op de groene ‘Add measure contents’ knop om deze metingen toe te voegen.
   

Nadat je alle metingen hebt toegevoegd is deze taak klaar voor gebruik. Om de professionals daadwerkelijk gebruik te laten maken van deze taken moet je nog de juiste professionals aan de taken koppelen in het project.